個別から統合へ
「品質がよくなれば環境もよくなる」、そのため内部監査は環境+品質を統合した形で監査することが成功のコツと考え、2005年度から実施しています。
環境から品質を、品質から環境をクロスして見ることにより個別では見えなかった課題点が明確に抽出されます。また個別方式では計画から実施及び改善フォローが別々になり、人的にも時間的にもロスが生じます。そのためには推進事務局は一つでなければなりません。一方、内部監査員も環境と品質の両面から他部署の良さ・悪さを知り、自部署への継続的な改善活動に、監査時だけでなく日常活動の中でその役割を果たすことに結びつきます。
監査の成果は監査員のスキルが左右
統合監査のためには環境も品質も監査できる人が必要となります。当社では現在 社員75名中、内部監査員はEMSが16名、QMSが23名、その中でマルチ15名を
社内資格認定しています。これにより監査側と被監査側が同じ目線で課題を健在化させ、適切な改善の実施が可能になりました。
当社の内部監査員養成の手段は、当初審査機関が実施するセミナー受講者を資格認定していましたが、2003年度から、主任審査員を招いて社内で養成コースを実施しています。
このメリットは当社の事業内容及び、EMS/QMSと推進状況を事前に講師と事務局が打ち合わせることで、当社にマッチした教育訓練を行うことができます。デメリットとしては、他社のコース受講者との情報交換ができない点がありますが、経験豊富な講師
により、世間の動向や推進状況を聞くことなどでカバーしています。
内部監査員資格認定は、養成コース修了者を実際の内部監査に参加させて実践訓練し、スキルが身についたと管理責任者が判断したことで認定しています。
このように目的意識をしっかりと持つことが大事です。
内部監査プロセス
監査は、@年間の計画作成 A実施2ヶ月前に監査計画を立てる B内部監査委員会で審議決定 C被監査部門への通知 D監査メンバー編成と事前研修 E監査チェックシート作成と、管理責任者承認 F実施 G監査報告作成と管理責任者による確認と指導 H監査終了全体会議 I改善指示 J改善実施 K是正完了確認 L是正効果確認、と13のプロセスをきっちり進めることで成果が得られます。
監査は大きく分けて、EMS/QMS実行状況の確認及び改善課題抽出をマネジメントへのインプットの目的、日常改善の目的、第三者による審査対応、の三つに狙いを絞って計画しています。
このように監査の目的を明確にすることで、監査の有効性を維持し、効率的に課題点を顕在化させています。内部監査で顕在化した課題は、被監査部門と監査チームリーダーが不具合の原因、改善方法、実行について相談しながら改善を進め、最終確認は管理責任者でもある品質保証部長が確認しています。
監査後が大切
監査で健在化された課題の改善を、効果的に経済的に実施され、かつ継続されなければなりません。そのため監査員、特にチームリーダーは被監査部門へのよき支援・助言者として役割を果たしています。
このPDCAを全体的立場から支援指導することが、推進事務局である品質保証部の役割です。 |